Quando l’azienda ha l’esigenza di spostare temporaneamente un lavoratore in un luogo diverso da quello abituale di svolgimento della prestazione, può ricorrere a due diversi istituti: la trasferta, quale espressione del potere direttivo del datore di lavoro, oppure il distacco, la cui disciplina è stata semplificata dalla legge di conversione del Decreto Lavoro 2026 (D.L. n. 62/2026 convertito in
legge n. 112/2026). Sebbene entrambi consentano di soddisfare esigenze organizzative temporanee, presentano presupposti, limiti e conseguenze differenti, sia sotto il profilo giuslavoristico sia sotto quello economico. In entrambi i casi, infatti, il lavoratore ha diritto, al ricorrere delle condizioni previste dalla legge o dalla contrattazione collettiva, a indennità e rimborsi spese correlati allo spostamento, che può comportare anche il pernottamento fuori sede. Quale soluzione risulta più conveniente per il datore di lavoro?
Chi
Nell’esercizio del proprio potere direttivo e organizzativo, il datore di lavoro può disporre che il lavoratore svolga temporaneamente la prestazione in un luogo diverso rispetto alla sede indicata nel contratto di lavoro.
La facoltà di modificare il luogo di esecuzione della prestazione costituisce, infatti, una naturale espressione del potere riconosciuto al datore di lavoro di organizzare l’attività produttiva in funzione delle esigenze aziendali.
Il lavoratore subordinato è tenuto a eseguire la prestazione nel luogo individuato nella lettera di assunzione; tuttavia, quando ricorrono specifiche esigenze organizzative, produttive o funzionali, il datore di lavoro può legittimamente richiedere lo svolgimento dell’attività presso una sede diversa, purché nel rispetto dei presupposti e dei limiti previsti dall’ordinamento.
A seconda delle finalità perseguite e della concreta organizzazione dell’attività lavorativa, tale esigenza può essere soddisfatta ricorrendo a due distinti istituti: la trasferta, che comporta un temporaneo invio del lavoratore in un diverso luogo di lavoro mantenendo inalterato il rapporto con il proprio datore di lavoro, oppure il distacco, mediante il quale il dipendente viene temporaneamente posto a disposizione di un diverso soggetto per l’esecuzione della prestazione, nell’interesse del datore di lavoro distaccante.
Fino al 31 dicembre 2029, il distacco può essere disposto, previo accordo sindacale, anche in assenza dell’interesse proprio del datore di lavoro distaccante e anche tra imprese appartenenti a settori diversi o che applicano differenti contratti collettivi.
La deroga è consentita esclusivamente qualora il distacco sia finalizzato alla salvaguardia dei livelli occupazionali o della continuità produttiva, alla conservazione delle competenze professionali ovvero a evitare o limitare sospensioni dell’attività lavorativa, riduzioni dell’orario di lavoro, ricorso agli ammortizzatori sociali o situazioni di esubero del personale (D.L. n. 62/2026 convertito in legge n. 112/2026).
Attenzione
E’ sempre opportuno acquisire già all’interno del contratto di assunzione la preventiva disponibilità del lavoratore ad eseguire la prestazione temporaneamente anche in luoghi diversi da quello indicato come sede di lavoro.
Cosa
Trasferta
In caso di trasferta è previsto il riconoscimento di una indennità e/o del rimborso spese, in base a quanto previsto dalla contrattazione collettiva di settore.
Affinché si possa integrare la fattispecie della trasferta, è necessaria la presenza di alcuni requisiti:
– permanenza del legame funzionale tra il lavoratore e l’abituale luogo di lavoro;
– esercizio del potere direttivo da parte del datore di lavoro in merito all’esecuzione dell’attività lavorativa;
– temporaneità della missione.
Distacco
Il distacco (D.Lgs. 10 settembre 2003, n. 276) si realizza quando un datore di lavoro, per soddisfare un proprio interesse, pone temporaneamente uno o più lavoratori a disposizione di altro soggetto per l’esecuzione di una determinata attività lavorativa. L’interesse del distaccante deve essere comprovabile ed esplicitato nel contratto di distacco tra le due imprese coinvolte.
Attenzione
Con espresso riferimento ai gruppi e alle reti di imprese l’interesse del distaccante si presume implicito in virtù del collegamento oggettivo sussistente tra le aziende coinvolte.
Come
Trasferta
Il lavoratore inviato in trasferta ha diritto alla retribuzione che gli sarebbe spettata se avesse prestato l’attività lavorativa presso la sede di lavoro abituale. Inoltre, al fine di indennizzare il disagio derivante dallo spostamento di sede effettuato, il datore di lavoro è tenuto ad erogare:
– la relativa indennità di trasferta determinata dalla contrattazione collettiva o individuale, che viene erogata per ogni giorno di trasferta, ivi comprese le domeniche, le festività, le giornate di assenza per malattia o infortunio. Non spetta alcuna indennità di trasferta per le giornate di permessi non retribuiti o di assenze ingiustificate.
– i relativi rimborsi a fronte delle spese sostenute dal lavoratore per recarsi in trasferta.
Sono previste tre modalità di gestione dei rimborsi:
1) indennità di trasferta o rimborso forfettario, esclusa dell’imponibile fiscale e contributivo fino all’importo massimo di euro 46,48 al giorno, nei casi di trasferte all’interno del territorio italiano, e di euro 77,47 al giorno nei casi di trasferte all’estero.
2) rimborso analitico o a piè di lista, per mezzo del quale le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute dal lavoratore in trasferta non concorrono alla formazione del reddito, purché siano regolarmente documentate. Inoltre, non concorrono a formare il reddito ulteriori spese che non siano documentate (come ad esempio i parcheggi), purché esse siano pari o inferiori ad euro 15,49 al giorno, nei casi di trasferte nel territorio italiano, e ad euro 25,82 al giorno, nei casi di trasferte all’estero;
3) rimborso spese misto nel quale le franchigie di euro 46,48 e di euro 77,47 sono ridotte a due terzi o a un terzo, qualora venga nel contempo erogato il rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio. Di conseguenza, se venissero rimborsate le spese di vitto o alloggio (o se fornite a titolo gratuito), l’importo dell’indennità di trasferta esentasse sarebbe pari a euro 30,99 al giorno (per le trasferte in Italia) e a euro 51,65 (per le trasferte all’estero). Se invece venissero rimborsate sia le spese per vitto che per alloggio, la franchigia di non imponibilità scenderebbe a euro 15,49 al giorno (per le trasferte in Italia) e a euro 25,82 (per le trasferte all’estero).
Attenzione
L’importo eccedente tali soglie concorre a determinare il reddito imponibile. Inoltre, per il datore di lavoro, le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione dal reddito d’impresa.
Distacco
L’invio di un dipendente presso un soggetto terzo da parte del datore di lavoro distaccante, al fine di eseguire temporaneamente una determinata prestazione lavorativa nell’interesse di quest’ultimo, non fa venir meno il rapporto di lavoro subordinato tra distaccante e distaccato, con la conseguente conservazione dei vincoli obbligatori derivanti dal rapporto di lavoro stesso, mentre il soggetto terzo utilizzatore dispone di poteri funzionali all’inserimento del lavoratore all’interno del contesto aziendale. Più precisamente, il lavoratore, durante il periodo di distacco, rimane alle dipendenze del datore di lavoro distaccante sotto il profilo giuridico-amministrativo.
Il datore di lavoro è tenuto a rimborsare al lavoratore distaccato le spese di viaggio, vitto e alloggio, in conformità della normativa e/o delle prassi nazionali applicabili al rapporto di lavoro, che in genere sono quelle dello Stato membro d’origine.
Gli importi pagati (o i rimborsi effettuati) dal datore di lavoro a copertura delle spese di viaggio, vitto e alloggio non rientrano nella retribuzione: il pagamento o il rimborso avviene in aggiunta alla retribuzione.
Quando
I rimborsi per le spese di trasferta e il pagamento delle relative indennità viene effettuato generalmente con il pagamento dello stipendio del mese in cui la liquidazione è stata effettuata dall’impresa.
I regolamenti interni consentono al personale impegnato in attività fuori sede di richiedere un anticipo delle spese di trasferta.
Debhorah Di Rosa