La convenienza tra l’assegnazione dell’auto aziendale ai dipendenti e l’utilizzo dell’auto privata per le trasferte dipende da diversi elementi (ad esempio, la frequenza delle trasferte, l’aliquota fiscale marginale applicabile al dipendente, la struttura dei costi). La soluzione fiscalmente più efficiente non è univoca, ma varia in funzione degli interessi, spesso divergenti, di azienda e dipendente. Come scegliere?
Chi
La scelta tra auto aziendale a uso promiscuo e rimborso chilometrico riguarda sia i datori di lavoro sia i dipendenti.
Per quanto attiene alle imprese l’opzione per l’auto aziendale ad uso promiscuo comporta costi deducibili e IVA detraibile (però non integralmente ma con rilevanti limiti fiscali), implica costi di gestione del parco auto (acquisto/leasing, manutenzione, assicurazione) ma rappresenta anche uno strumento utile come benefit retributivo.
Il rimborso chilometrico costituisce, per l’impresa, uno strumento più flessibile e semplice da gestire, con costi direttamente legati all’effettivo utilizzo e senza asset aziendali da amministrare.
Per quanto riguarda i dipendenti, l’auto aziendale a uso promiscuo viene concessa dal datore di lavoro anche per uso personale, previa ritenuta fiscale sul valore del fringe benefit, a fronte del quale, però, il datore di lavoro si fa carico anche dei relativi costi di gestione, salvo accordi diversi (assicurazione, carburante, manutenzione).
In caso di opzione per il rimborso chilometrico, l’auto è del dipendente, che ne sopporta costi e usura a fronte del rimborso, non tassabile, determinato in modo forfetario, sulla base delle tabelle ACI.
Cosa
La scelta tra auto aziendale e rimborso chilometrico incide direttamente sulla deducibilità dei costi da parte dell’azienda e sulla tassazione dei dipendenti e collaboratori.
Auto aziendale ad uso promiscuo
Nell’ipotesi di auto aziendale data in uso promiscuo ai dipendenti per la maggior parte del periodo d’imposta (utilizzata, quindi per motivi sia personali che aziendali), il bene è intestato all’impresa e le spese e gli altri componenti negativi sono deducibili nella misura del 70% (art. 164, comma 1, lettera b-bis, del TUIR).
Le spese per carburante per autotrazione sono deducibili nella stessa misura se effettuate esclusivamente mediante carte di credito, carte di debito o carte prepagate emesse da operatori finanziari autorizzati (art. 164, comma 1-bis, del TUIR). Se le spese sono effettuate con altri mezzi di pagamento (ad esempio, in contante) non sono deducibili ai fini della determinazione del reddito d’impresa.
Ai fini del costo deducibile non si tiene conto della parte del costo di acquisizione che eccede 18.075,99 euro (art. 164, comma 1, lettera b, del TUIR).
Se i beni sono utilizzati in leasing, non si tiene conto dell’ammontare dei canoni proporzionalmente corrispondente al costo di detti veicoli che eccede il limite di 18.075,99 euro, ragguagliato ad anno.
Se le autovetture sono utilizzate in base a noleggio o locazione (non finanziaria) ai fini della deduzione del costo non si tiene conto dei costi di locazione e di noleggio che eccedono 3.615,20 euro, ragguagliato ad anno.
Ai fini IVA, l’imposta relativa all’acquisto o all’ importazione di autovetture, e dei relativi componenti e ricambi, è ammessa in detrazione nella misura del 40% (art. 19-bis.1., comma 1, lettere c-d). Nella stessa misura è detraibile l’IVA afferente gli acquisti di carburanti e lubrificanti e le prestazioni di custodia, manutenzione, riparazione e impiego, compreso il transito stradale. L’avvenuta effettuazione dell’operazione deve essere provata dal pagamento mediante carte di credito, carte di debito o carte prepagate o mezzi equipollenti.
Per quanto riguarda la determinazione del fringe benefit in capo al dipendente a cui viene concessa in uso promiscuo l’auto aziendale per la maggior parte del periodo d’imposta, si assume una percentuale dell’importo corrispondente ad una percorrenza convenzionale di 15.000 chilometri calcolato sulla base del costo chilometrico di esercizio desumibile dalle tabelle ACI.
Tale percentuale è pari al:
– 10% per i veicoli a batteria a trazione esclusivamente elettrica;
– 20% per i veicoli elettrici ibridi plug-in;
– 50% per tutti gli altri veicoli.
Il valore del fringe benefit tassabile deve essere decurtato delle somme eventualmente trattenute al dipendente.
Rimborso chilometrico
Il rimborso chilometrico è la somma che l’azienda riconosce a dipendenti e collaboratori che utilizzano un’auto propria per effettuare una trasferta di lavoro.
Se il dipendente o il collaboratore viene autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, per l’azienda la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel (art. 95, comma 3, del TUIR).
Per quanto riguarda i riflessi sul dipendente, l’art. 51, comma 5, del TUIR – dopo le modifiche apportate dall’art. 3, comma 1, lett. b), n. 3), del D.Lgs. 13 dicembre 2024, n. 192 (riforma IRPEF-IRES) – stabilisce che:
– per le trasferte fuori del territorio comunale le spese di viaggio e di trasporto non concorrono a formare il reddito del lavoratore;
– per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, “i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate” non concorrono a formare il reddito del lavoratore. Si precisa che la norma in vigore prima delle modifiche di cui al D.Lgs. n. 192/2024 stabiliva che in caso di trasferte nell’ambito del territorio comunale erano esclusi da tassazione, in capo al lavoratore, “i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore”, il che escludeva la possibilità di non tassare i rimborsi chilometrici per trasferte nell’ambito del comune. Secondo la relazione illustrativa al D.Lgs. n. 192/2024, “con l’introduzione di questa modifica non sarà più necessario che i documenti provengano dal vettore. Fermo restando il principio in base al quale i rimborsi esenti da tassazione relativi a spostamenti riguardano quelli lavorativi con esclusione del tragitto casa-lavoro-casa, la portata di questa norma potrebbe estendersi anche ai rimborsi chilometrici con estensione dell’esenzione da tassazione degli spostamenti effettuati dal lavoratore con il proprio mezzo all’interno del territorio comunale”.
Come
Nel caso di autovetture ad uso promiscuo, tale uso deve essere provato mediante qualunque documentazione idonea allo scopo, quale, ad esempio una clausola del contratto di lavoro, una scrittura privata intercorsa tra datore di lavoro e dipendente (circolare 10 febbraio 1998 n. 48, par. 2.1.2.1) oppure una lettera di assegnazione.
L’uso dell’auto deve rientrare tra le mansioni del dipendente e non deve essere occasionale.
Se il dipendente corrisponde delle somme o assume a carico le spese di gestione, il fringe benefit da assoggettare a tassazione deve essere determinato al netto di quanto il dipendente ha corrisposto (con il metodo del versamento o della trattenuta e comprensivo dell’eventuale IVA a carico del dipendente).
Nel caso di trasferte con auto propria e rimborso chilometrico, sia la trasferta che l’utilizzo dell’auto devono risultare da documentazione probatoria.
Ai fini dell’esclusione da tassazione per il dipendente, comunque, il calcolo per il rimborso deve essere effettuato moltiplicando il costo chilometrico indicato nelle tabelle ACI per i chilometri percorsi dal lavoratore, avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura: “detti elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro” (risoluzione 30 ottobre 2015, n. 92/E).
Nel caso in cui il dipendente, per l’effettuazione della trasferta, anziché dalla sede di lavoro parta dalla propria abitazione, è stato precisato che “laddove la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza, la località di missione risulti inferiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio, con la conseguenza che al lavoratore è riconosciuto, in base alle tabelle ACI, un rimborso chilometrico di minor importo, quest’ultimo è da considerare non imponibile ai sensi dell’articolo 51, comma 5, secondo periodo, del TUIR. Invece, nell’ipotesi in cui la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza, la località di missione risulti maggiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio, con la conseguenza che al lavoratore viene erogato, in base alle tabelle ACI, un rimborso chilometrico di importo maggiore rispetto a quello calcolato dalla sede di servizio, la differenza è da considerarsi reddito imponibile ai sensi dell’articolo 51, comma 1, del TUIR” (risoluzione 30 ottobre 2015, n. 92/E).
Per quanto riguarda l’azienda, il costo del rimborso è deducibile, come detto, solo in relazione ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel (art. 95, comma 3, del TUIR).
Quando
La deduzione delle quote di ammortamento, dei canoni di leasing o di noleggio avviene in sede di determinazione del reddito imponibile, sulla base della documentazione commerciale e fiscale predisposta dal contribuente e, per le imprese, del bilancio di esercizio.
Considerato il principio di cassa, che presiede alla determinazione del reddito di lavoro dipendente, il fringe benefit deve essere imputato in relazione al momento di effettiva percezione da parte del lavoratore e il momento di percezione è quello in cui il bene in natura o il servizio esce dalla sfera di disponibilità dell’erogante per entrare nel compendio patrimoniale del percettore (risoluzione 14 agosto 2020, n. 46/E; circolare 23 dicembre 1997, n. 326; circolare 14 luglio 2022, n. 27/E, par. 2).
Calcola il risparmio
La scelta tra l’auto aziendale ad uso promiscuo e il rimborso chilometrico rappresenta una opzione tra due soluzioni molto diverse tra loro. Inoltre, occorre tenere presente che la convenienza per l’azienda potrebbe non coincidere con gli interessi dei dipendenti.
Nel caso di auto aziendale ad uso promiscuo per la maggior parte del periodo d’imposta generalmente tutti i servizi sono a carico dell’azienda e il dipendente è tassato in busta paga in relazione al benefit di cui usufruisce, determinato in base alle tabelle ACI (la tassazione è più alta per le auto ibride e termiche).
In particolare, l’auto aziendale ad uso promiscuo comporta la deducibilità (limitata) dei costi e la detraibilità (limitata) dell’IVA.
Tra le principali voci di costo deducibili troviamo:
– il costo di acquisto o di leasing o di noleggio;
– i costi di manutenzione e assicurazione;
– il fringe benefit.
Inoltre, l’IVA è detraibile, seppure limitatamente (di regola 40%).
In via di principio, l’auto aziendale ad uso promiscuo potrebbe però non risultare molto conveniente per coloro che percorrono pochi chilometri, perché potrebbero ritrovarsi a pagare, a titolo di fringe, importi molto alti rispetto all’uso effettivo del bene.
Con l’opzione rimborso chilometrico:
– l’auto resta personale;
– il soggetto riceve un rimborso calcolato secondo le tabelle ACI;
– il rimborso è deducibile integralmente per l’impresa e non è tassato in capo al percettore (se correttamente documentato).
Il rimborso chilometrico è particolarmente conveniente, per esempio, quando l’auto è usata molto per lavoro (oltre 10.000-15.000 km annui), il contribuente ha aliquote IRPEF elevate (per esempio, società di persone, ditta individuale) e si vogliono evitare limiti di deducibilità, complicazioni IVA, gestione del fringe benefit.
Risparmio %
Caso n. 1
– Dipendente con RAL: 30.000 euro;
– Aliquota marginale IRPEF ipotizzata: 33% (per semplicità non si considerano le addizionali IRPEF e l’IRAP);
– Percorrenza annua: 15.000 km; auto ibrida;
– Tariffa ACI media: 0,50 euro/km
A) Auto aziendale ad uso promiscuo (autovettura ibrida plug-in)
– Calcolo del benefit: 1.500 euro (15.000 x 0,50 x 20%)
– Tassazione per il dipendente: 495 euro (1.500 x 33%)
– Costo per il dipendente: 495 euro (include le spese di gestione e manutenzione anche per uso privato)
– l’azienda deduce i costi dell’autovettura al 20% e deve pagare anche i contributi sul fringe benefit.
B) Rimborso chilometrico (auto propria)
– trasferte annue: km 10.000
– tariffa ACI: 0,50 euro/km
– spesa trasferta: 5.000 euro (10.000 x 0,50)
– netto in tasca al dipendente: 5.000 euro (esentasse). Se i costi effettivi per la trasferta (usura auto, carburante, manutenzioni, ecc.) sono inferiori a 5.000 euro, la differenza a favore del dipendente non è tassata.
– deduzione per l’impresa: 5.000 euro
– risparmio fiscale impresa: 1.200 euro (5.000 x 24%)
Voce
Auto aziendale
Rimborso chilometrico
Disponibilità auto
Sempre
Solo trasferte
Costo per dipendente
495
Usura auto, carburanti, manutenzioni
Rimborsi ricevuti
0
5.000
Rischi/costi auto
A carico dell’azienda
A carico del dipendente
Se il dipendente utilizza molto l’auto privatamente l’opzione dell’auto aziendale è per lui molto conveniente, in quanto i costi di manutenzione e gestione sono a carico dell’azienda (che potrà dedurli solo parzialmente).
Il rimborso chilometrico può convenire se l’uso dell’autovettura è limitato alle trasferte e/o se il dipendente ha già un’auto propria.
Caso n. 2
– Dipendente con RAL: 50.000 euro;
– Aliquota marginale IRPEF ipotizzata: 43% (per semplicità non si considerano le addizionali IRPEF e l’IRAP);
– Percorrenza annua: 15.000 km; auto a benzina;
– Tariffa ACI media: 0,50 euro/km
A) auto aziendale a uso promiscuo (autovettura a benzina)
– calcolo del benefit: 3.750 euro (15.000 x 0,50 x 50%)
Valore annuo:
– tassazione per il dipendente: 1.612,50 euro (3.750 x 43%)
– costo per il dipendente: 1.612,50 euro (include le spese di gestione e manutenzione anche per uso privato).
B) Rimborso chilometrico
– trasferte annue: 15.000 km
– tariffa ACI: 0,50 euro/Km
– spesa trasferta: 7.500 euro (15.000 × 0,50)
– netto in tasca al dipendente: 7.500 euro
– deduzione per l’impresa: 7.500 euro
Roberto Fanelli